Privacidad

AVISO DE PRIVACIDAD

La sociedad GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S., identificada con NIT Nº 900.500.708-6 se permite informar que:

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, GSI S.A.S. informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para fortalecer sus relaciones con terceros, solicita, recolecta, almacena, utiliza, circula y suprime datos de carácter personal.

El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información.

Con el envío de sus datos usted autoriza de manera previa, expresa e informada a GSI S.A.S. para que realice cualquier operación o conjunto de operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión, y búsqueda sobre cualquier información que pueda asociarse directa o indirectamente a usted, incluidos pero no limitados a información de contacto, nombre, correo electrónico, entre otros, así como aquella información adicional a la cual GSI S.A.S. tenga acceso y/o le solicite de acuerdo a las finalidades descritas en nuestra política de datos personales.

Si Usted desea consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique dentro de los 30 días siguientes a la publicación del presente aviso a la dirección Calle 34B No. 65D-02 piso 2, Edificio ENTRECALLES MEDELLIN, Colombia o al correo electrónico patricia.restrepo@gestionsi.com, o a los números de teléfono (60) + 4 3201525, Si decide no hacerlo, vencido el referido plazo, consideraremos autorizado el tratamiento de sus datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho que asiste al titular de información en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.

POLITICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

1.     Consideraciones generales

 

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural.

 

El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.

 

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad. GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, contratistas, accionistas y terceros en general. Adicionalmente conforme a la legislación laboral, REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS – GSI protegerá los datos de los empleados, esto surge en el deber de proteger la información de los empleados de manera que estos contribuyan en la gestión segura de la información de carácter personal.

 

Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

 

2.     Obligatoriedad

 

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S., los contratistas y terceros que obran en nombre de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

 

Todos los empleados de REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S. deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. se obliguen a cumplir estas políticas.

 

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S.

– GSI S.A.S. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

 

3.     Definiciones

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.

 

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

 

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

 

Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C.Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

 

Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.

 

Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

 

Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

 

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

 

Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

 

Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

 

Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la compañía en virtud de un contrato laboral.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

 

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

 

4.     Principios para el tratamiento de datos personales.

 

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

 

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

 

Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:

(i)    adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

 

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica. Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

 

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.

 

Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

 

Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

 

Principio de seguridad: Cada persona vinculada con REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S.

GSI S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

 

  •  Al titular del dato
  •  A las personas autorizadas por el titular del dato
  •  A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.
  •  A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:
  • La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.
  • Con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como Responsable del Tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

5.  Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.

 

GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

 

(i)                           Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa preventa, venta y pos venta, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

(ii)                        Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

(iii)                       Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. posea un vínculo contractual de cualquier índole.

(iv)                       Conocer la información del titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACRÉDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias;

(v)                         Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera.

 

5.1. En relación con los datos personales de los empleados:

 

Cumpliendo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, los trabajadores de REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS – REDISIS S.A.S, actúan como titulares de los Datos Personales que se encuentran incluidos en las bases de datos recolectadas en desarrollo de su objeto y social y de la vinculación laboral, medios electrónicos o físicos.

 

Dentro del ejercicio natural de sus actividades, REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS – GSI S.A.S. podrá realizar recolección, uso y tratamiento de datos personales de sus trabajadores.

 

Los trabajadores son los únicos responsables que la información suministrada a la empresa sea totalmente actualizada, exacta y veraz, y estarán obligados a mantener en todo momento sus datos actualizados; así mismo, serán ellos los únicos responsables de la información falsa e inexacta que suministren, así como también, de los perjuicios causados a la empresa o a terceros, por la información que faciliten.

 

Los datos personales tales como de identificación, estado civil, de vivienda, de estudios, de su núcleo familiar, de pensiones, son utilizados para el cumplimiento del objeto social de REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS – GSI S.A.S. y adicionalmente para:

 

(i)                            Dar cumplimiento a las obligaciones laborales a cargo de la empresa.

(ii)                          Adelantar actividades y programas de bienestar dirigidos a los trabajadores.

(iii)                        Informar y emitir comunicados de tipo Corporativo a los trabajadores.

(iv)                       Remitir comunicaciones sobre nuestros convenidos o que puedan ser de interés para los trabajadores.

 

Los datos personales de las personas que sean suministrados en la hoja de vida o su equivalente durante los procesos de selección y conformación del contrato de vinculación laboral serán utilizados para:

 

(i)                            Los fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.) incluyendo la transferencia de los datos personales a los terceros relacionados en el proceso.

(ii)                          Atender los requerimientos judiciales y legales solicitados por los órganos de control.

(iii)                        Para la contabilización relacionada con el proceso de liquidación, pago de nomina en todos sus conceptos.

(iv)                       Procesar, confirmar, y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral. 

(v)                         Soporte para el desarrollo de las auditorias del proceso de nómina y de gestión humana.

(vi)                       Análisis estadísticos para los análisis de comportamiento de la nómina y de gestión social.

(vii)                     Establecer los programas de capacitación y formación.

(viii)                   Transmitir los datos personales y necesarios con las entidades bancarias, con el propósito del pago de sus prestaciones.

(ix)                       Contactar a los familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en casos de emergencia.

(x)                         Participar en cualquier otro programa de bienestar, recreación y capacitación.

(xi)                       Con respecto a los datos de los hijos menores de edad, serán suministrados para la realización de actividades de recreación, capacitación y demás programas desarrollados en pro del bienestar familiar.

 

Respecto a los datos considerados como sensibles en especial los biométricos serán utilizados como medio de autenticación para el ingreso dentro de los horarios de entrada y salida a áreas restringidas o no, dentro de REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS – GSI S.A.S.

  

6.     Derechos de los titulares de los datos.

 

Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

 

  • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato;
  •    Obtener copia de la autorización;
  • Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política
  • Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
  • El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del responsable o Encargado. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o Encargado.
  •  Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

    La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

     

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

a.   Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

 

b.     Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

c.     Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

d.     Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

 

7.     Deberes de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

 

Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S. – GSI S.A.S. reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.

 

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

 

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
  • Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales;
  •    Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales;
  •   Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política
  • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  •     Actualizar la información cuando sea necesario;
  •     Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
  • Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  • Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013;
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  • Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.
  • Informarle a la Superintendencia de Industria y Comercio las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8.     Autorización

 

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

 

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

 

  •    El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  • Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012; • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S. – GSI S.A.S.

 

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.

 

Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

 

Para obtener la autorización del Titular, REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S. – GSI

S.A.S. puede utilizar, entre otros y sin limitarse a estos medios:

 

  •    Formulario de inscripción y/o actualización de clientes y/o proveedores
  •    La página web www.gsi.com
  • Actividades y/o concursos por medio de nuestras redes sociales, como facebook, twitter • A través de las líneas de servicio al cliente a nivel Nacional publicado en www.gsi.com. o por medio del correo electrónico de servicio al cliente, publicado en la página www.gsi.com. 

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

 

a.     El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S. – GSI S.A.S

 

b.     Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

c.     El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

d.     La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

 

9.     Autorización para tratamiento de datos sensibles:

 

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

a.     La autorización debe ser explícita. 

b.     Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información

 

c.     Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

 

10.  Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA):

 

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

a.     La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.

 

b.     Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.

 

c.     El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

 

11.  Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales

 

Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a: 

  • Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.
  •     Aumentar los niveles de seguridad de esa información.
  • Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. y de terceros.
  •    Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.

 

12.  Casos en los cuales REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.S.S. – GSI S.A.S. no requiere autorización para el tratamiento de los datos que tenga en su poder.

 

  • Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. • Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
  • Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
  • En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
  • Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

13.  Transferencia internacional de datos personales

 

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es prerrequisito dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

  

14.  Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados

 

Cuando GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro y fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

(i)                 los alcances del tratamiento.

(ii)               las actividades que el Encargado realizará en nombre de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

(iii)              las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

(iv)             La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.

(v)         El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.

(vi)            La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

 

15.  Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos

 

a.     Consultas

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S., se canalizarán a través de los canales que tiene GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. para el efecto.

En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

 

  Fecha de recibo de la consulta

  Identidad del solicitante

 

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

b.     Reclamos.

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política. El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. y que contenga la siguiente información:

 

a.     Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada

 

b.     Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo 

 

c.     Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
 

d.  Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

16.  Rectificación y Actualización de Datos

 

GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. tendrá en cuenta lo siguiente:

 

  •  En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
  • GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. considere pertinentes.
  • GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o solicitándolos          mediante             correo    electrónico a          la         dirección patricia.restrepo@gestionsi.com

 

17.  Supresión de Datos

 

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

  •  Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente
  •     Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

 

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

 

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

  •    El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  •   La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  •     Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

18.  Revocatoria de la Autorización

 

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.

 

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

 

  Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S. – GSI S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.

Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S., deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

 

19.  Contratos

 

En los contratos laborales, GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. y delimitan de manera precisa el uso que dichos terceros le pueden dar a los datos.

 

20.  Políticas de seguridad informática

 

Para GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. es fundamental y prioritario adoptar medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas que sean necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, se permite informar que internamente la compañía ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes: 

1.   Políticas en la Infraestructura tecnológica perimetral en la red de datos (Sistema de prevención de intrusos (IPS), Firewalls, correo seguro, control de contenido, control de acceso a la red NAC, antivirus y anti X). 

2.     Políticas en la Infraestructura tecnológica y políticas de control de acceso a la información, aplicaciones y bases de datos (Plataforma MS directorio activo, módulos de seguridad, cifrado PGP). 

3.   Políticas de implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas críticas ante desastres (DRP Disaster Recovery Plan). 

4.     Políticas de implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la organización de malware. 

5.     Políticas de implementación tecnológica que impide la utilización de dispositivos USB de almacenamientos no autorizados. 

6.      Políticas de implementación tecnológica que controla el envío y transmisión electrónica caracterizada como confidencial (DLP – Data Loss Prevention-, Transfer). 

7.   Uso de diferentes ambientes en las plataformas críticas, para que desarrolladores y consultores puedan trabajar sin problema (DEV desarrollo, QA calidad y PDN Productivo). 

8.   Políticas de implementación tecnológica que respalda la información contenida en las distintas plataformas.

9.   Política escrita sobre seguridad de la información y uso de las herramientas de información. 

10.    Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros. 

11.    Cláusula de confidencialidad en los contratos laborales de empleados. 

12.    Procedimientos de Autocontrol y respuesta a Auditoría interna y Externa. 

13.    Aviso Habeas Data.

 

21.     El registro nacional de bases de datos

 

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S., inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014).

 

En el registro que se efectúe de las bases de datos REDES Y SISTEMAS INTEGRADOS S.A.S.

– GSI S.A.S indicará su razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto.

 

GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014). Finalmente, GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.

 

22.     Persona o área responsable de la protección de datos personales.

 

El área de tecnologías de la información asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. Puede ser contactada a través del siguiente medio: www.gestionsi.com

 

23.     Vigencia y actualización

 

La presente Política entra en vigencia a partir de 1 de Marzo de 2019.

 

Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales en las cuales el encargado deberá realizar revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de Protección de Datos de la Compañía.

La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S.

 

Es un deber de los empleados y colaboradores de GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

 

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

 

24.     Datos del Responsable del tratamiento.

 

Nombre o denominación social: GESTION SERVICIOS INFORMATICOS GSI S.A.S. Domicilio o dirección: Cll 34 B # 65D – 02 Of 401, Medellín, Antioquia, Colombia.

Correo electrónico: patricia.restrepo@gestionsi.com

Teléfono: T: (+574) 3201525 M: (57) 311 3077710

Página Web : www.gsi.com